Assurances maladie et accident, déclarer la somme des salaires

Déclaration électronique des salaires pour les entreprises

À quoi sert la déclaration des salaires? Vous trouverez ici des réponses à cette question et découvrirez comment transmettre votre déclaration simplement et rapidement.

À quoi sert la déclaration de la masse salariale?

SWICA calcule les primes de l’assurance d’indemnités journalières maladie et de l’assurance-accidents à partir des données salariales indiquées provisoirement au moment de la conclusion de l’assurance. Ces données sont amenées à changer en cours d’année en raison notamment des entrées en fonction et des départs de collaboratrices et de collaborateurs. Une fois l’année écoulée, SWICA a besoin de la masse salariale définitive pour pouvoir calculer la prime définitive. En fonction de l’évolution de la masse salariale, vous recevrez soit de l’argent en retour soit une facture correspondant à la part de la prime encore due.

Procédure de déclaration de salaires

1. Rappel concernant la déclaration
En novembre, nos clientes et clients sont invités par e-mail ou par lettre à déclarer leurs salaires. La masse salariale définitive pour l’année écoulée doit être transmise jusqu’à fin janvier.
2. Transmission de la déclaration de salaires
Vous pouvez nous transmettre votre masse salariale définitive soit via le portail Web de SWICA soit directement à partir de votre système de comptabilité via Swissdec.
3. Réception du décompte final
Une fois que la masse salariale définitive aura été transmise, le décompte final sera établi par SWICA. Vous recevrez ensuite un remboursement ou une facture correspondant au montant à régler.

Questions fréquentes sur la déclaration via le portail Web

Veuillez vous adresser au personnel de SWICA qui se fera un plaisir de vous aider. Les coordonnées du service à contacter sont indiquées sur tous les documents SWICA (décompte de primes, demande de déclaration des salaires, etc.).
Vous pouvez générer un nouveau mot de passe en allant sur la page de connexion du portail Web SWICA et en cliquant sur «Mot de passe oublié». Pour des raisons de sécurité, un SMS sera envoyé au numéro de téléphone mobile que vous avez enregistré.
Veuillez vous adresser au personnel de SWICA qui se fera un plaisir de vous aider. Les coordonnées du service à contacter sont indiquées sur tous les documents SWICA (décompte de primes, demande de déclaration des salaires, etc.).
Vous pouvez modifier la masse salariale à tout moment. Il vous suffit de vous connecter au portail et de relancer la déclaration.
Veuillez vous adresser au personnel de SWICA qui se fera un plaisir de vous aider. Les coordonnées du service à contacter sont indiquées sur tous les documents SWICA (décompte de primes, demande de déclaration des salaires, etc.).
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Questions fréquentes sur la déclaration via Swissdec

Sous le lien suivant, vous trouverez une liste des fournisseurs de logiciels de comptabilité certifiés:

Fournisseurs ERP certifiés par Swissdec
Il faut que les données de l’année écoulée aient été correctement saisies et transmises avant le premier traitement des salaires en janvier. Une fois les données transmises, le système vous invite à vérifier la déclaration et, éventuellement, à la corriger ou à la supprimer. Des informations utiles pour la première utilisation de Swissdec vous sont données ici:

Introduction à Swissdec

Important: vos données ne seront traitées et transmises à SWICA qu’après validation de votre part.
Vous trouverez des instructions détaillées sur Swissdec ici:

Instructions pour les utilisateurs
Pour déclarer votre masse salariale via Swissdec, vous devez disposer d’un profil d’assurance actuel auprès de SWICA, que vous pouvez demander au lien suivant:

Demande profil d’assurance
Non, uniquement en cas de changements dans l’assurance qui affectent les primes. En cas de doute, n’hésitez pas à contacter le personnel de SWICA. Vous trouverez les coordonnées nécessaires sur tous les documents SWICA.
Vérifiez que le numéro de police et de partenaire indiqué sur le profil d’assurance est bien celui qui figure dans votre système de comptabilité salariale. Autre cause possible: vous n’avez pas saisi correctement le code indiqué sur le profil d’assurance SWICA. Les lettres et les chiffres du code doivent correspondre exactement à ce qui est indiqué.
La déclaration des salaires via Swissdec n’est pas opérée sur les systèmes SWICA mais par l’intermédiaire du fournisseur de votre logiciel de comptabilité et de Swissdec. En cas de problème, veuillez prendre directement contact avec le fournisseur de votre logiciel de comptabilité.

Contactez-nous pour toute question

En cas de questions, le personnel de SWICA se fera un plaisir de vous aider. Les coordonnées du service à contacter sont indiquées sur tous les documents SWICA (décompte de primes, demande de déclaration des salaires, etc.).