Versichreung Krankheit Unfall Lohnsumme melden

Digitale Lohndeklaration für Unternehmen

Wozu braucht es eine Lohndeklaration? Antworten dazu und welche Möglichkeiten zur unkomplizierten und raschen Übermittlung es gibt, erfahren Sie hier.

Überblick

Wozu braucht es eine Lohnsummendeklaration?

SWICA berechnet die Prämien für die Krankentaggeld- und Unfallversicherung basierend auf den provisorischen Lohninformationen beim Versicherungsabschluss. Während des laufenden Jahres kommt es dabei in der Regel zu Änderungen – zum Beispiel durch Ein- oder Austritte von Mitarbeitenden. Für die Berechnung der endgültigen Prämie benötigt SWICA nach dem Jahresende die definitive Gesamtlohnsumme. Abhängig von deren Entwicklung erhalten Sie im Anschluss Geld zurück oder eine Rechnung für den noch ausstehenden Teil der Prämie.

Ablauf der Lohndeklaration

1. Erinnerung zur Deklaration
Unsere Kunden erhalten im November eine Aufforderung für die Lohndeklaration via E-Mail oder per Brief. Bis Ende Januar ist die definitiven Lohnsumme für das vergangene Jahr zu übermitteln.
2. Lohndeklaration übermitteln
Die definitive Lohnsumme können Sie uns entweder via SWICA Web-Portal oder direkt aus Ihrem Buchhaltungssystem via Swissdec übermitteln.
3. Erhalt Schlussabrechnung
Nachdem Sie die definitive Lohnsumme übermittelt haben, erstellt SWICA die Schlussabrechnung. Anschliessend erhalten Sie eine Rückerstattung oder eine Rechnung für den ausstehenden Betrag.

Möglichkeiten für die unkomplizierte Lohndeklaration

Frau benutzt das Online Portal

Lohndeklaration via SWICA Web-Portal

Melden Sie uns die Lohnsumme Ihres Unternehmens einfach und bequem via SWICA Web-Portal. Für die sichere Übermittlung der sensiblen Lohndaten nutzen wir mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung den höchsten Datenschutzstandard. Haben Sie noch kein Login? Dann registrieren Sie sich jetzt in wenigen Schritten auf der Anmeldeseite des SWICA Web-Portal.
Lächelnder Mann am Arbeitsplatz

Lohndeklaration via Swissdec

Möchten Sie die Lohndeklaration in wenigen Klicks direkt aus ihrem Buchhaltungssystem erledigen? Dann nutzen Sie das einheitliche Lohnmeldeverfahren von Swissdec. Mehr Informationen zu den verschiedenen Anbietern finden Sie weiter unten bei den häufigen Fragen. Falls noch nicht vorhanden, können Sie hier ein aktuelles Versicherungsprofil bestellen.
Nutzungsbedingungen SWICA Web-Portal
Benutzerhandbuch SWICA Web-Portal
Erläuterung Lohndeklaration UVG
Anleitung für Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltungen

Häufige Fragen zur Deklaration via SWICA Web-Portal

Bitte wenden Sie sich an unsere Mitarbeitenden, die Ihnen gerne weiterhelfen. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie auf jedem SWICA-Dokument (beispielsweise Prämienabrechnung oder Aufforderung zur Lohndeklaration).
Auf der Login-Seite des SWICA Web-Portals können sie ihr Passwort via «Passwort vergessen» neu generieren. Bitte beachten Sie, dass dafür aus Sicherheitsgründen eine SMS an das registrierte Mobiltelefon gesendet wird.
Bitte wenden Sie sich an unsere Mitarbeitenden, die Ihnen gerne weiterhelfen. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie auf jedem SWICA-Dokument (beispielsweise Prämienabrechnung oder Aufforderung zur Lohndeklaration).
Sie können die Lohnsumme jederzeit neu melden. Loggen Sie sich dafür im Web-Portal ein und starten Sie die Deklaration erneut.
Bitte wenden Sie sich an unsere Mitarbeitenden, die Ihnen gerne weiterhelfen. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie auf jedem SWICA-Dokument (beispielsweise Prämienabrechnung oder Aufforderung zur Lohndeklaration).
Bitte wenden Sie sich an unsere Mitarbeitenden, die Ihnen gerne weiterhelfen. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie auf jedem SWICA-Dokument (beispielsweise Prämienabrechnung oder Aufforderung zur Lohndeklaration).

Häufige Fragen zur Deklaration via Swissdec

Unter folgendem Link finden sie die Übersicht über die zertifizierten Buchhaltungssoftware-Anbieter:

Zertifizierte ERP-Anbieter von Swissdec

Die korrekte Erfassung und Übermittlung der Daten für das vergangene Jahr müssen vor dem ersten Lohnlauf im Januar geschehen. Nach der Übermittlung der Daten fordert Sie das System auf, die Deklaration zu prüfen, zu korrigieren oder zu löschen. Für Unterstützung beim erstmaligen Aufsetzen des Swissdec-Prozesses finden Sie hier nützliche Informationen:

Hinweise zur Einführung von Swissdec

Wichtig: Ihre Daten können erst final verarbeitet und an SWICA übermittelt werden, wenn sie am Ende die Korrektheit der Daten bestätigen.
Eine Anleitung von Swissdec finden sie hier:

Anleitung für Anwender
Damit Sie die Lohnsummendeklaration via Swissdec machen können, brauchen Sie ein aktuelles Versicherungsprofil von SWICA. Dieses können Sie unter folgendem Link bestellen:

Bestellung Versicherungsprofil
Nein, nur bei prämienrelevanten Änderungen an der Versicherung. Kontaktieren Sie im Zweifelsfall unsere Mitarbeitenden. Die Kontaktdaten finden Sie auf allen SWICA-Dokumenten.
Überprüfen Sie, ob die korrekte Policen- und Partnernummer gemäss Versicherungsprofil in ihrem Lohnbuchhaltungssystem hinterlegt ist. Ein weiterer Grund könnte eine falsche Erfassung der auf dem SWICA-Versicherungsprofil angegebenen Codes sein. Die Codes müssen alphabetisch wie auch numerisch genau wie vorgegeben angewendet werden.

Der Lohnmeldeprozess via Swissdec läuft nicht über SWICA-Systeme, sondern über den Anbieter Ihrer Buchhaltungssoftware und Swissdec. Um allfällige Probleme zu beheben, nehmen Sie daher bitte direkt Kontakt mit dem Anbieter Ihrer Buchhaltungssoftware auf.

Kontaktieren Sie uns bei Fragen

Bei Fragen oder Unklarheiten helfen Ihnen unsere Mitarbeitenden gerne weiter. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie auf jedem SWICA-Dokument (beispielsweise Prämienabrechnung oder Aufforderung zur Lohndeklaration).

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