Échange électronique de données pour fournisseurs de prestations
SWICA participe au projet de numérisation dans la santé et soutient les normes de la branche pour l’échange électronique de données (EDI). Ce projet vise à échanger les données concernées via des interfaces électroniques, dans un format structuré autorisant la lecture par une machine. L’objectif est de faciliter l’automatisation des processus, avec au final une réduction des coûts, ainsi qu’une accélération et une simplification du traitement.
Facturation électronique
En tant que fournisseur de prestations, SWICA vous permet d’établir des factures électroniques dans le système Tiers Payant (TP). SWICA acquitte alors vos factures directement et demande l’éventuelle participation aux coûts à la patiente ou au patient. Cette procédure présente plusieurs avantages:
- La transmission de factures par le système est moins onéreuse que l’envoi postal.
- SWICA acquitte généralement la facture dans un délai plus rapide, et supporte le risque d’encaissement auprès de la patientèle.
- La communication est efficace entre le tiers payant et le fournisseur de prestations.
Vous souhaitez vous aussi profiter de ces avantages? Pour cela, vous trouverez ci-dessous des informations complémentaires sur la mise en place et la procédure de facturation.
Facturation électronique
Voici les conditions permettant la transmission de vos factures par EDI:
- Vous disposez d’un numéro GLN valable et actif. Il constitue votre adresse pour les données électroniques. Si vous ne possédez pas encore de GLN, vous pouvez en obtenir un directement auprès de la fondation Refdata.
- Vous disposez d’un numéro valable et actif au registre des codes créanciers de Sasis. Le numéro RCC est parfois obligatoire pour la norme technique et nécessaire pour le traitement dans notre système.
- Vous utilisez un logiciel pour cabinet médical permettant l’établissement d’une facture électronique selon la directive de schéma technique du Forum Datenaustausch, ou vous collaborez avec un prestataire tiers qui prend cela en charge pour vous.
- Vous collaborez avec un intermédiaire qui est connecté à l’environnement système de Swica et nous transmet les factures.
Outre les exigences techniques, l’établissement de factures électroniques impose également certaines conditions relevant de l’organisation:
- Afin de pouvoir établir la norme technique et traiter automatiquement la facture, un état tarifaire contractuel doit être convenu entre SWICA et vous.
- L’examen de la carte d’assuré pour identifier les patientes et patients et transmettre les numéros d’identification qu’elle contient est souhaité afin de garantir que seules des factures de personnes assurées SWICA nous parviennent.
- Actuellement, SWICA accepte les factures électroniques selon le standard «generalInvoiceRequest450» ou une norme supérieure du Forum Datenaustausch.
- Concernant le moyen de paiement, seule la sélection «esrQR» peut être transmise, car les banques ne peuvent plus traiter les paiements selon l’ancienne norme BVR.
- Veuillez transmettre les éventuels documents à envoyer sous forme de fichiers encodés au format Base64 de type «application/pdf» (et non sous forme d’URL).
- Merci de confirmer la validité du schéma des factures XML créées avant de les transférer, car les factures dont le schéma n’est pas valide ne peuvent être traitées à la réception de courrier numérique.
Nous avons pu vous convaincre de passer à la facture électronique? Dans ce cas, nous vous aiderons volontiers pour les étapes suivantes.
- Assurez-vous que toutes les conditions sont bien remplies.
- Établissez des factures électroniques tests avec votre partenaire pour les logiciels et transmettez-les à SWICA en mode Test.
- Indiquez vos coordonnées dans le formulaire et nous vous contacterons par la suite.
Documents électroniques
Étant donné que les clarifications peuvent parfois prendre un certain temps, nous avons recours à la fonction de décision préliminaire. Si vous ou votre service d’encaissement avez activé ce module dans le logiciel de facturation, nous demanderons le blocage du processus de relance pour la facture via l’interface électronique.
Contenu des factures
Afin d’éviter des questions et des versements erronés, il est important de facturer les prestations au tarif et au chiffre tarifaire corrects. La combinaison du tarif et du chiffre tarifaire permet d’identifier la prestation. Il n’est toutefois pas toujours aisé de déterminer le tarif et le chiffre tarifaire adaptés, surtout pour les médicaments, les consommables et les moyens auxiliaires, ainsi que les prestations non obligatoires. Une vue d’ensemble des tarifs applicables dans le système de santé suisse est disponible sur le site Internet du Forum Datenaustausch.
Veuillez noter que les tarifs ne s’appliquent parfois que pour certaines lois et que des tarifs différents doivent alors être utilisés pour les mêmes prestations, en fonction de la loi. Idéalement, les médicaments et les dispositifs médicaux sont enregistrés auprès de Refdata et de HCI Solutions, et peuvent ainsi être facturés avec le code GTIN (tarif 402) ou le pharmacode (tarif 400). Ces deux numéros d’identification permettent de reconnaître l’article avec certitude au sein du système de santé suisse.
Pour les articles non enregistrés ou les prestations non obligatoires, il existe des tarifs particuliers avec des chiffres tarifaires pour les autres prestations:
- 406: autres prestations non définies dans des tarifs officiels – médecin LAMal/LCA)
- 407: autres prestations non définies dans des tarifs officiels (paramédecine LAMal/LCA)
- 408: Si le médicament importé provient d’Allemagne ou d’Autriche ou s’il n’a pas de GTIN, mais qu’il dispose d’un PZN (Pharmazentralnummer, en français «numéro pharmaceutique central»), le type tarifaire 408, code tarifaire PNZ, peut être utilisé pour la facturation. La saisie du chiffre de référence (GTIN du médicament figurant dans la LS suisse) est également obligatoire.
- 940: tarif hospitalier pour les autres prestations ambulatoires
Ces tarifs ne peuvent être utilisés que si l’application des «tarifs officiels» est impossible!
Si la recherche de prestation adaptée dans le système de tarifs est infructueuse, les informations de votre association peuvent éventuellement vous aider. Certaines associations proposent sur leur site Internet des informations sur les tarifs et la facturation. Et certaines offrent même des conseils téléphoniques.
Si par exemple la moitié seulement de l’emballage d’un médicament est remise ou administrée, le nombre «0,5» doit être indiqué. Pour les produits qui figurent dans le tarif des médicaments (tarifs 400/402) et dans la LiMA (liste des moyens et appareils, tarifs 452/454), l’unité peut différer en fonction du tarif. Le tarif des médicaments contient des produits concrets pouvant inclure plusieurs unités. En revanche, le tarif LiMA repose sur une unité dans une catégorie de produit.
Les prestations avec un contexte de couple, de famille ou de groupe sont décrites au paragraphe Prestation pour plus d’une personne. La valeur du champ «quantity» ne peut être arrondie. Des informations complémentaires sont disponibles au paragraphe Arrondis.
Source: standard XML 4.5, attribut «quantity»
La part de la prestation d’une personne est facturée selon la méthode dite du diviseur, par laquelle la valeur dans le champ «quantity» (nombre) doit être divisée par le nombre de personnes. Étant donné que la part est intégrée au niveau du nombre, le point tarifaire ou le facteur d’échelle ne peut être à nouveau divisé par le nombre de personnes.
La taille du groupe doit également être indiquée dans le champ «group_size», qui a une fonction purement informative et n’a pas d’influence sur le calcul du montant de position.
Source: standard XML 4.5, attributs «quantity» et «group_size»
amount = external factor * quantity * TP * TPV * scale_factor
Le point tarifaire ou le prix indiqué dans le champ TP (XML: unit) doit correspondre exactement à la valeur dans le tarif (pas d’arrondi ni d’autre écart). Pour les factures Tarmed, la même procédure s’applique que pour le calcul de la prestation médicale (amount_mt) et la prestation technique (amount_tt). Ensuite, les deux montants sont additionnés au montant de position (service_ex/amount).
Le montant de la facture(balance/amount) est la somme de l’ensemble des montants de position. Ceux-ci étant déjà arrondis à deux décimales, leur somme l’est également. Le montant dû pour la facture (balance/amount_due) est ensuite calculé selon la formule suivante, et le résultat est arrondi conformément à l’usage commercial.
amount_due = amount - amount_prepaid + amount_reminder
Source: standard XML 4.5, Purpose/About rounding
Source: standard XML 4.5, attribut «gestation_week13»
Source: standard XML 4.5, referrer
Contact pour les questions techniques
Pour toute question concernant un décompte de prestations ou un renvoi, merci d’utiliser les coordonnées figurant sur le décompte ou le renvoi. Si vous ne disposez d’aucune information de contact, vous pouvez vous adresser à la direction régionale la plus proche.
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