Presque toutes les tâches des personnes exerçant des fonctions dirigeantes passent par la communication. «On ne peut pas ne pas communiquer» est une maxime bien connue. Il est donc essentiel d’adapter son comportement et d’avoir conscience de l’impression que l’on donne aux autres. Pour être fructueuse, la communication demande de prendre son interlocutrice ou interlocuteur au sérieux, de comprendre ses motifs d’agissement et de s’exprimer clairement. D’une manière générale, le comportement des responsables hiérarchiques ne doit réserver aucune surprise et leurs décisions doivent être compréhensibles. Une communication transparente et empreinte de respect fait partie d’une gestion professionnelle de la prévention et contribue donc de manière décisive au bien-être des collaboratrices et collaborateurs. Il en résulte une plus grande satisfaction du personnel et une baisse significative des taux d’absentéisme.

Être authentique dès le départ est payant

«Une bonne communication commence avec le recrutement, car c’est là que débute l’employee journey», souligne Alexander Gorte. Au cours des six dernières années, le spécialiste de la prévention chez SWICA a mené de nombreux cours de leadership. Il est convaincu d’une chose: «Les personnes exerçant des fonctions dirigeantes qui font preuve d’authenticité dès le processus de candidature et formulent leurs attentes de manière ouverte et claire ouvrent la voie à une collaboration basée sur la confiance. En effet, les employées et employés qui retrouvent au travail ce qui leur a été promis lors de leur embauche font preuve d’une plus grande loyauté et de plus de satisfaction, tout en étant plus performants.»

Laisser de la place à la réflexion et veiller à la sécurité psychologique

Les personnes exerçant des fonctions dirigeantes doivent être en mesure de voir qu’un membre de leur équipe ne va pas bien et avoir le courage de lui en parler avant qu’il ne soit trop tard. «Face à des questions délicates, l’interlocutrice ou l’interlocuteur doit avoir le temps de réfléchir avant de répondre», explique Alexander Gorte. «Aujourd’hui, nous savons qu’il faut en moyenne 60 secondes pour réagir à des stimuli. En fonction de la situation, il peut être essentiel de donner une sensation de sécurité à son personnel», continue-t-il. Les collaboratrices et collaborateurs n’interprètent ainsi pas forcément le fait que la porte du bureau de leur responsable soit ouverte comme une invitation à entrer; elle ou il devra peut-être le mentionner explicitement.

Oser aborder sans retenue les situations délicates

Même les personnes exerçant des fonctions dirigeantes depuis longtemps sont parfois déstabilisées face à des collaboratrices ou collaborateurs qui se comportent de manière inhabituelle ou dont les performances au travail diminuent soudainement. De telles situations sont simulées à l’aide de jeux de rôle lors des entraînements à la conduite d’entretiens proposés par la Gestion de la prévention de SWICA.

Dans le rôle d’un collaborateur, d’une supérieure ou d’un observateur, les personnes participantes s’exercent en petits groupes à différentes situations d’entretien et en discutent ensuite. Le feed-back fourni permet aux responsables hiérarchiques de perfectionner leur propre comportement et d’acquérir de l’assurance pour mieux gérer les entretiens conflictuels auxquels ils seront exposés plus tard dans la réalité.

Conseils pour mener une conversation

Les conseils suivants peuvent aider à mener une conversation fructueuse:

• Créer un cadre adéquat (lieu, espace, temps, annonce)
• Créer un espace sans entrave; un formulaire ou un ordinateur portable peut constituer une barrière «artificielle»
• Communiquer à la première personne
• Prêter attention au langage corporel
• Faire preuve d’empathie
• Autoriser les émotions
• Mener l’entretien en fonction de l’interlocutrice ou interlocuteur (âge, fonction, etc.) et adapter son langage en conséquence