Scambio elettronico di dati per fornitori di prestazioni
Fatturazione elettronica
Come regola generale, in qualità di fornitori di prestazioni SWICA vi consente di inviare fatture elettroniche secondo il modello del terzo pagante (TP), sulla base del quale SWICA salda direttamente le vostre fatture e richiede poi alla o al paziente di versare un’eventuale partecipazione ai costi. I vantaggi sono diversi:
- La trasmissione delle fatture attraverso il sistema è meno costosa della posta.
- Solitamente SWICA paga la fattura in tempi più brevi e si fa carico del rischio di riscossione nei confronti delle/dei pazienti.
- Ci sono canali di comunicazione efficienti tra unità di costo e fornitori di prestazioni.
Desiderate beneficiare anche voi di questi vantaggi? Qui di seguito riportiamo maggiori informazioni sull’introduzione del sistema e sulla procedura di conteggio.
Fatturazione elettronica
Ecco le condizioni per poter inviare le vostre fatture tramite EDI:
- Disporre di un GLN valido e attivo. Questo numero rappresenta il vostro indirizzo nella data room elettronica. Se non avete ancora un GLN, potete richiederlo direttamente alla fondazione Refdata (in Tedesco).
- Disporre di una registrazione valida e attiva nel Registro dei codici creditori di Sasis. Il numero RCC è obbligatorio in alcuni casi per rispettare lo standard tecnico ed è necessario per l’elaborazione nel nostro sistema.
- Utilizzare un software gestionale in grado di creare una fattura elettronica secondo lo schema tecnico stabilito dall’apposito forum dedicato allo scambio di dati (forum «Datenaustausch», in Tedesco). Oppure collaborare con un fornitore terzo che si occupa di questo adempimento per voi.
- Collaborare con un intermediario collegato al sistema SWICA che ci trasmette le fatture.
Oltre a quelli tecnici, ci sono anche alcuni requisiti organizzativi rilevanti per la fatturazione elettronica:
- Per permettere l’instaurazione dello standard tecnico e l’elaborazione automatica delle fatture deve essere stato firmato un contratto di regolamentazione delle tariffe tra il singolo fornitore di prestazioni e SWICA.
- È auspicabile la verifica della tessera d’assicurato ai fini dell’identificazione della/del paziente e della trasmissione dei numeri d’identificazione ivi riportati. In questo modo si garantisce che ci vengano recapitate soltanto le fatture di persone assicurate con SWICA.
- Attualmente SWICA accetta fatture elettroniche formattate secondo lo standard «generalInvoiceRequest450» o versione successiva del forum Datenaustausch.
- Come mezzo di pagamento può essere trasmessa esclusivamente l’opzione «esrQR», poiché le banche non possono più elaborare i pagamenti secondo i vecchi standard ESR.
- Se devono essere allegati dei documenti, si prega di trasmetterli come file «base64-encoded» del tipo «application/pdf» (non come URL).
- Si prega di convalidare la correttezza dello schema delle fatture XML create prima della trasmissione, poiché le fatture non strutturate secondo uno schema valido non possono essere elaborate con la posta in arrivo digitale.
Se abbiamo saputo convincervi a passare alla fatturazione elettronica, saremo felici di assistervi con la procedura.
- Assicuratevi che siano soddisfatte tutte le condizioni per il passaggio a questa nuova modalità di elaborazione.
- Create alcune fatture elettroniche di prova con i vostri software partner e trasmettetele a SWICA in modalità test.
- Compilate il modulo di contatto e vi risponderemo.
Contatto per domande sulla fatturazione elettronica
Avete bisogno di ulteriori informazioni sullo scambio elettronico di dati con SWICA? Inviateci un messaggio tramite il modulo di contatto.
Al modulo di contatto
Documenti elettronici
Poiché a volte gli accertamenti possono richiedere parecchio tempo, utilizziamo la funzione di preavviso. Se voi o il vostro ufficio di riscossione avete attivato questo modulo nel software di conteggio, attraverso l’interfaccia elettronica vi chiediamo di impostare un blocco dei solleciti per la fattura in questione.
Contenuto della fattura
Per evitare richieste di chiarimenti e pagamenti errati, è importante che le prestazioni vengano fatturate con la tariffa e la posizione tariffale corrette. La combinazione di tariffa e posizione tariffale permette di identificare la prestazione. Tuttavia, non è sempre facile determinare quelle giuste, soprattutto per i medicamenti, i materiali di consumo e i mezzi ausiliari, come pure per le prestazioni non obbligatorie. Il sito Internet del forum Datenaustausch (in Tedesco) offre una panoramica delle tariffe valide nel sistema sanitario svizzero.
Facciamo notare che alcune tariffe valgono solo per determinate leggi e che quindi, a seconda della legge di riferimento, per le stesse prestazioni va utilizzata una tariffa diversa. I medicamenti e i dispositivi medici sono idealmente registrati presso Refdata e HCI Solutions e possono quindi essere fatturati con il codice GTIN (tariffa 402) o il codice farmaceutico (tariffa 400). Questi due numeri di identificazione permettono un riconoscimento univoco dell’articolo nel sistema sanitario svizzero.
Per gli articoli non registrati o le prestazioni non obbligatorie esistono tariffe proprie con posizioni tariffali per le altre prestazioni:
- 406: Altre prestazioni non definite nelle tariffe ufficiali (medico LAMal/LCA)
- 407: Altre prestazioni non definite nelle tariffe ufficiali (prestazioni paramediche LAMal/LCA)
- 940: Tariffa ospedaliera per prestazioni restanti
Queste tariffe possono essere applicate solo se non è possibile una classificazione secondo le «tariffe ufficiali»!
Se non si trova una prestazione adeguata nel sistema tariffale, è possibile che la vostra associazione sia in grado di assistervi. Alcune associazioni hanno infatti pubblicato sui loro siti internet informazioni sulle tariffe e sulle modalità di conteggio od offrono anche consulenza telefonica.
Ad esempio, se per un medicamento viene somministrata o dispensata solo mezza confezione, la quantità deve essere «0,5». Per i prodotti che figurano nella tariffa dei medicamenti (tariffe 400/402) e nell’EMAp (elenco dei mezzi e degli apparecchi, tariffe 452/454), l’unità può variare a seconda della tariffa. La tariffa dei medicamenti comprende prodotti precisi che possono contenere più unità. La tariffa EMAp, invece, fa riferimento a un’unità in una categoria di prodotti.
Le prestazioni configurate come coppia, famiglia o gruppo sono descritte nella sezione Prestazioni per più di una persona. Il campo «quantity» non può contenere un numero arrotondato. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Arrotondamento.
Fonte: standard XML 4.5, attributo «quantity»
La quota della prestazione di una persona viene fatturata utilizzando il metodo del divisore, quindi il valore del campo «quantity» deve essere diviso per il numero di persone. Poiché il calcolo della quota si riflette nella quantità, il valore del punto tariffale o il fattore di graduazione non possono essere divisi nuovamente per il numero di persone.
La dimensione del gruppo va indicata come nota aggiuntiva nel campo «group_size». Si tratta di un campo puramente informativo, non rilevante per il calcolo dell’importo della posizione.
Fonte: standard XML 4.5, attributi «quantity» e «group_size»
amount = external factor * quantity * TP * TPV * scale_factor
Il punto tariffale o il prezzo specificato nel campo TP (XML: unit) deve corrispondere esattamente al valore della tariffa (senza arrotondamento o altre differenze). Per le fatture Tarmed vale la stessa procedura per il calcolo della prestazione medica (amount_mt) e della prestazione tecnica (amount_tt). Successivamente, i due importi vengono sommati per ottenere l’importo della posizione (service_ex/amount).
L’importo della fattura (balance/amount) è la somma di tutti gli importi delle posizioni, che sono già arrotondati a due cifre decimali, e quindi riporta anch’esso due cifre decimali. L’importo della fattura dovuto (balance/amount_due) viene quindi calcolato applicando la formula riportata di seguito e il risultato viene arrotondato secondo le prassi commerciali.
amount_due = amount - amount_prepaid + amount_reminder
Fonte: standard XML 4.5, Purpose/About rounding
Fonte: standard XML 4.5, attributo «gestation_week13»
Fonte: standard XML 4.5, referrer
Contatto per domande tecniche
Per domande relative a un conteggio delle prestazioni o una fattura respinta, utilizzate i dati di contatto riportati sul conteggio delle prestazioni o nel messaggio di rifiuto. Se non disponete dei dati di contatto, potete rivolgervi alla direzione regionale più vicina.
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